Una factura digital o electrónica es un documento cuya finalidad es justificar una transacción, bien sea de servicios o bienes, en ella se encuentran los datos de la persona que ha realizado el pago y tiene el mismo peso que una factura física. Esta es emitida mediante un software para el Intercambio Electrónico de Datos que también se le conoce como EDI. En las próximas líneas te daremos detalles acerca de este tipo de factura que se implementa mucho gracias a la nueva era tecnológica.

La factura EDI y su funcionamiento

El EDI es un modelo internacional de GS1 que se usa en el Intercambio Electrónico de Datos en los procesos logísticos y administrativos entre empresas, puesto que dentro de los procedimientos diarios de las industrias está el intercambiar facturas, solicitud de pedidos, albaranes, e incluso, inventarios que forman parte de la cadena de suministros.

Si usamos EDI como intercambio, cada gestión es más eficiente, puesto que se implementa la automatización de estos documentos en los sistemas informáticos de la compañía, y el papel es eliminado de muchos procedimientos. Se puede decir que, alrededor de 12 mil empresas están empleando el programa de facturación electrónica en el territorio español a través de los modelos GS1.

Es evidente que la factura es un recurso indispensable en cualquier comercio, según la normativa del Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, donde se determinan las bases que se deben cumplir el proceso de facturas, bien sea en papel o en documento electrónico.

Beneficios de la factura EDI

Cuando una empresa implementa el uso del sistema EDI para generar facturas electrónicas, así como otro tipo de documento, está obteniendo grandes beneficios. Tales como:

• Se optimiza la cadena de suministro.
• El personal se ahorra tiempo en actividades que no proporcionan ningún valor.
• La productividad del personal aumenta en cuanto a los procedimientos de documentos o introducción de datos en facturas.
• Hay más ahorro porque no se usa sello, papel, ni sobres.
• Se evita extravíos de facturas porque van almacenadas de manera electrónica
• La comunicación con el cliente se hace más efectiva.
• Se automatiza la integración de los datos.
• Hay menor error en el ingreso de datos a la factura electrónica.

¿Cómo generar tus facturas EDI?

Para elaborar las facturas electrónicas es muy sencillo, solo debes seguir los pasos que te daremos a continuación:

Solicitar un punto de operación a AECOC

Para utilizar EDI se requiere la identificación de tu compañía con un código numérico estándar, el cual te será habilitado por AECOC. Por lo tanto, el receptor, como el emisor de los mensajes EDI, del mismo modo que la mercancía involucrada, debe ser identificada mediante los estándares de GS1.

Optar por la solución EDI que más se adecue a tus necesidades

Hay distintas soluciones EDI acondicionadas a las necesidades de diferentes tipos de empresas, ya sea pequeña, mediana o grande. AECOC tiene disponible la herramienta AECOC EDI para que inicies a laboral de manera rápida y sencilla. Por lo que, no tendrás complicaciones en las gestiones administrativas. A sabiendas de que de esta manera llevarás el control total de las ventas o compras que la empresa amerite realizar.

Consultar con los clientes el tipo de documentos que se intercambiará a través de EDI

Tienes que ponerte de acuerdo con el cliente para gestionar el tipo de documentos que intercambiarías, ya sean comerciales, de pedidos, facturas o recibo.

Intercambiar información de datos maestros con tu cliente

Antes de enviar los documentos comerciales debes mantener informado a los clientes de todos los datos que incluirán en la factura, comprobante u otros. Ahora, debes proporcionar la información de tu punto operacional/GLN del mismo modo que los códigos de artículos de tus productos. Además, el cliente debe habilitarte sus datos maestros.

¿Cuáles documentos se intercambian mediante EDI?

Aparte de la factura electrónica cuando aplica EDI, te permite intercambiar todos los documentos comerciales como de transporte y mercancías, también los reportings, entre otros relativos al proceso de «order to cahs», tal como el recibo o el pedido. Un dato importante es que la opción de hacer EDI es para las empresas que tengan un gran número de intercambios, de lo contario lo recomendable es utilizar una solución manual. Puesto que el Intercambio Electrónico de Datos se usa en todos los sectores de actividad.

¿En qué consiste el GLN? ¿Se necesita para hacer EDI?

Para que el EDI sea eficiente, en cuanto el intercambio de transacciones comerciales, estas deben ir identificadas con un GNL o punto operacional, el cual viene siendo un código que se traslada mediante del mensaje EDI. Por eso, toda empresa que quiere recibir o enviar documentos en EDI tiene que disponer un software EDI capacitado en recopilar e introducir los datos de la empresa en un mensaje estándar que debe ser interpretado por el interlocutor comercial. Es necesario resaltar que cada empresa que está implicada en la comunicación EDI se debe identificar con el punto operacional /GNL

¿Se puede usar EDI con clientes internacionales?

Sí se puede, ya que el lenguaje de los mensajes EDI están basados en los estándares globales de GS1: GS1 EANCOM y GS1 XML, ambos son adecuados para el intercambio de mensajes tanto fuera como dentro de España, sin embargo, el estándar más utilizado en el territorio español es el GS1 EANCOM.

De hecho, dispone de 2 estándares para hacer EDI, los cuales ya mencionamos, GS1 XML y GS1 EANCOM. Ambos tienen la estructura de documentos electrónicos comerciales estandarizadas y predecibles para el intercambio de datos eficiente, preciso y rápido. Siendo independiente de sus elementos de software y hardware.

¿Se requiere de una firma digital para elaborar factura electrónica?

El EDI viene siendo uno de los procedimientos que la normativa vislumbra con validez garantizando de tal manera la integridad y legitimidad de las facturas electrónicas, en cuanto a la firma digital se extiende de manera amplia y se utiliza como una herramienta opcional al EDI en algunas parte de intercambios, aunque desde la entrada con fuerza del Real Decreto 1619/2012 esta firma no es obligatoria , pero siguen estando allí por si alguien quiera usarlo.